Der Umstand, dass sich Mitarbeiter in Elternzeit befinden, ändert nichts daran, dass in dieser Zeit das Arbeitsverhältnis fortbesteht und somit auch die vertraglich vereinbarten Urlaubsansprüche, bzw. -wenn hierzu nichts vereinbart ist – zumindest die gesetzlichen Urlaubsansprüche entstehen. Dies kann dazu führen, insbesondere wenn Mitarbeiter mehrere Kinder nacheinander bekommen und deshalb durchgehend mehrere Jahre Elternzeit in Anspruch nehmen, dass hier erhebliche Urlaubstage auflaufen. Das heißt, wenn die betreffenden Mitarbeiter dann nach Ende der Elternzeit wieder in den Betrieb zurückkehren, dass sie diese angesammelten Urlaubstage aus der Elternzeit noch in Natura beanspruchen können.

Es kommt allerdings vor, dass die Mitarbeiter das Arbeitsverhältnis bereits während der Elternzeit beenden oder es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortsetzen möchten. Dann hat der Arbeitgeber gemäß § 17 Abs. 3 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) den noch nicht gewährten Urlaub abzugelten. Dies kann also durchaus teuer werden.

Allerdings sieht der Gesetzgeber zu Gunsten des Arbeitgebers in § 17 Abs. 1 BEEG die Möglichkeit vor, dass der Arbeitgeber den Erholungsurlaub, der dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin für das Urlaubsjahr zusteht, für jeden vollen Monat der Elternzeit um 1/12 kürzen kann, was allerdings nicht gilt, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin während der Elternzeit bei ihm Teilzeitarbeit leistet.

Das heißt, der Arbeitgeber muss keine solche Kürzung erklären, kann dies aber im eigenen Interesse tun, um sich davor zu schützen, unter Umständen die Urlaubsansprüche, die sich über mehrere Jahre während der Elternzeit angesammelt haben, noch in Natura gewähren zu müssen oder aber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgelten zu müssen.

Eine entsprechende Kürzungserklärung erfolgt durch eine sogenannte einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung, sinnvollerweise schriftlich gegenüber den betreffenden Mitarbeitern.

Hierbei ist zu beachten, dass die Urlaubskürzung auch während oder nach der Elternzeit noch vorgenommen werden kann, allerdings nicht mehr, wenn das Arbeitsverhältnis bereits beendet ist.